Braucht eine SoftPOS-App eine TSE? Die Antwort hängt an einem einzigen Wort
„Ich nehme jetzt Karten per Handy an — brauche ich dafür eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung?“ Die Frage wird ständig gestellt und fast immer zu schnell beantwortet. Sie hängt nicht am Gerät, sondern daran, ob Ihre Anwendung bare Zahlungen erfassen kann.
Eine App, die ausschließlich Kartenzahlungen abwickelt und keinen Barverkauf erfassen kann, hat nach der Definition des Anwendungserlasses zu § 146a AO keine Kassenfunktion. Damit greift weder die TSE-Pflicht noch die Belegausgabepflicht noch die Meldepflicht. Sobald dieselbe App auch Bargeld erfassen kann — es genügt die Möglichkeit — kippt die Einordnung vollständig. Eine ausdrückliche behördliche Klarstellung speziell zu SoftPOS existiert nicht; die Einordnung folgt aus der Auslegung, nicht aus einer Regelung.
Woran die TSE-Pflicht hängt — und woran nicht
Der Anknüpfungspunkt ist weder der Umsatz noch die Zahlungsart, sondern das eingesetzte Gerät. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO verpflichtet denjenigen, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle „mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst“. Dieses System ist durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle zu schützen.
Was ein „elektronisches Aufzeichnungssystem“ ist, sagt die Norm selbst nicht. Das tut erst § 1 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV): „elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen“. Ausdrücklich nicht darunter fallen unter anderem Fahrscheinautomaten, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte.
Entscheidend ist das Merkmal Kassenfunktion. Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO zu § 146a Nr. 1.2, BMF-Schreiben vom 30.06.2023) definiert es so: Kassenfunktion haben elektronische Aufzeichnungssysteme dann, wenn sie der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können. Gleichgestellt sind vergleichbare vor Ort genutzte Zahlungsformen — elektronisches Geld wie die Geldkarte, virtuelle Kundenkonten sowie an Geldes statt angenommene Gutscheine und Guthabenkarten.
Gibt es eine Registrierkassenpflicht? Nein — noch nicht
Das Bundesfinanzministerium stellt in seiner FAQ zum Kassengesetz (Stand 29.04.2026) klar, dass sich der Gesetzgeber bewusst gegen eine Registrierkassenpflicht entschieden hat. Die offene Ladenkasse bleibt zulässig; wer sie führt, muss die Aufzeichnungspflichten des § 146 AO beachten — Einzelaufzeichnung, Kassensturzfähigkeit —, ist aber von der Belegausgabepflicht nicht betroffen.
Die TSE-Pflicht ist damit eine bedingte Pflicht: Sie greift erst, wenn Sie sich für ein elektronisches Kassensystem entscheiden.
Das kann sich ändern. Das Bundesfinanzministerium hat einen Referentenentwurf für ein Gesetz zur Einführung einer Kassenpflicht in die Verbändeabstimmung gegeben. Vorgesehen ist eine Kassenpflicht für Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften ab 100.000 Euro Jahresumsatz über einen neuen § 146b AO-E sowie die Ersetzung der Belegausgabepflicht durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht.
Die Kernfrage: ist eine SoftPOS-App ein Kassensystem?
Hier liegt die Antwort — und hier ist die Quellenlage am dünnsten. Das muss man offen sagen.
Weder § 1 KassenSichV noch der AEAO zu § 146a nennen Zahlungsterminals — in keiner Richtung. Sie stehen nicht auf der Ausnahmeliste, werden aber auch nicht als erfasste Systeme aufgeführt. Auch die BMF-FAQ und die Seite des Bayerischen Landesamts für Steuern erwähnen sie nicht.
Die Einordnung ergibt sich deshalb nicht aus einer ausdrücklichen Regelung, sondern aus dem Merkmal „Kassenfunktion“ — und das knüpft nach AEAO Nr. 1.2 an bare Zahlungsvorgänge an. Eine reine SoftPOS-App wickelt ausschließlich unbare Kartenzahlungen ab und kann konstruktionsbedingt keinen Bargeldvorgang erfassen. Nach dieser Systematik fehlt ihr die Kassenfunktion — und damit die TSE-Pflicht.
Gestützt wird das durch zwei Aussagen: Die BMF-FAQ nennt Systeme, die ausschließlich unbare Verkäufe zulassen, als nicht TSE-pflichtig. Und die Handreichung Kassenführung des Zentralverbands des Deutschen Handwerks führt „Systeme, die ausschließlich bargeldlose Zahlungen ermöglichen“ als nicht TSE-pflichtig auf — mit der Einschränkung, dass dies in der Systemdokumentation nachgewiesen sein muss.
Die Trennlinie liegt bei der Software, nicht beim Gerät
Das ist der praktisch wichtigste Punkt der ganzen Seite. Die Einordnung hängt nicht daran, ob Sie ein Terminal oder ein Smartphone benutzen, sondern am Funktionsumfang der Anwendung.
Sobald die App über die reine Zahlungsabwicklung hinausgeht — Artikelstamm, Umsatzaufzeichnung, Bonerstellung und insbesondere die Möglichkeit, einen Barverkauf zu erfassen — erfüllt sie das Merkmal „zumindest teilweise bare Zahlungsvorgänge“ und ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion.
Beachten Sie den Wortlaut des AEAO: „dienen können“. Es kommt auf die objektive Funktionsfähigkeit an, nicht darauf, ob Sie die Barfunktion tatsächlich nutzen. Eine Kassen-App, die Barzahlungen erfassen könnte, wird nicht dadurch TSE-frei, dass Sie nur Karten annehmen.
| Konstellation | TSE nach § 146a Abs. 1 | Beleg nach § 146a Abs. 2 | Meldung nach § 146a Abs. 4 |
|---|---|---|---|
| Nur SoftPOS-App, ausschließlich Karte, keine Barerfassung möglich | nein | nein | nein |
| SoftPOS-App mit Kassenfunktion, kann auch Bar erfassen | ja | ja | ja |
| Elektronische Kasse vorhanden, Kunde zahlt mit Karte | ja | ja | ja |
Die dritte Zeile wird oft übersehen: Wer ohnehin ein Kassensystem betreibt, muss die Kartenumsätze dort erfassen. § 2 KassenSichV verlangt für jeden Vorgang unter anderem die Protokollierung der Zahlungsart. Eine Kartenzahlung an der Kasse vorbei zu buchen, erzeugt genau die Lücke, die § 146a AO verhindern soll.
Cloud-TSE: für das Smartphone der einzige Weg
Die technischen Anforderungen an die TSE legt die Technische Richtlinie BSI TR-03153 fest. Sie schützt Integrität, Authentizität und Vollständigkeit der digitalen Grundaufzeichnungen und schreibt eine einheitliche Exportschnittstelle für die Finanzverwaltung vor.
Wichtig für die Zuständigkeit: Das BSI entscheidet nicht, welche Systeme eine TSE brauchen. Es setzt technische Standards und zertifiziert; die Frage, wer der Pflicht unterfällt, beantworten BMF und Finanzverwaltung. Für Einzelfälle verweist das BSI ausdrücklich auf die BMF-FAQ oder das zuständige Finanzamt.
Zertifiziert sind beide Bauformen. Als Hardware-TSE etwa USB- und microSD-Module von Swissbit, Epson und Diebold, inzwischen auch in der Generation TSE 2.0. Als Cloud-TSE unter anderem fiskaly sign, der D-TRUST Web-Dienst für TSE, Swissbit Cloud TSE 2 und die DN TSE-Cloud.
Das ist für SoftPOS entscheidend: Ein Smartphone hat keinen Steckplatz für eine Hardware-TSE. Wird eine SoftPOS-Kassen-App TSE-pflichtig, ist die Cloud-TSE praktisch der einzige gangbare Weg — und sie ist zertifizierungsrechtlich gleichwertig.
Meldepflicht: seit 2025 scharf
§ 146a Abs. 4 AO verlangt die Mitteilung an das Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung: Name, Steuernummer, Art der Sicherheitseinrichtung, Art und Seriennummer des Systems sowie Anschaffungs- beziehungsweise Außerbetriebnahmezeitpunkt — jeweils innerhalb eines Monats.
Das BMF-Schreiben vom 28.06.2024 legt fest, dass das Verfahren ab dem 01.01.2025 zur Verfügung steht. Die Übermittlung läuft über ELSTER. Die hessische Finanzverwaltung nennt als meldepflichtige Systeme ausdrücklich auch tablet- und app-basierte Kassensysteme. Je Betriebsstätte ist eine Mitteilung abzugeben, die alle dortigen Systeme gemeinsam ausweist.
Sanktionen: das Bußgeld ist nicht das Schlimmste
§ 379 AO (Steuergefährdung) erfasst vorsätzliches und leichtfertiges Handeln, insbesondere wer entgegen § 146a Abs. 1 Satz 1 AO ein System nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht richtig schützt. Für TSE-bezogene Verstöße nennen die Quellen einen Rahmen von bis zu 25.000 Euro.
Zwei Punkte sind in der Praxis wichtiger als das Bußgeld selbst. Erstens setzt die Ordnungswidrigkeit keine Steuerverkürzung voraus — sie greift auch ohne Steuerschaden. Zweitens ist die wirtschaftlich schwerere Folge die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO, verbunden mit Zinsen auf Nachzahlungen und dem Verlust der Richtigkeitsvermutung der Kassenaufzeichnungen. Aufgedeckt wird das typischerweise über die Kassen-Nachschau nach § 146b AO, die unangekündigt während der üblichen Geschäftszeiten stattfindet.
Zeitleiste
- seit 01.01.2020Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO in Kraft.
- 30.06.2023BMF-Schreiben mit der Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO — enthält die Definition der Kassenfunktion, an der die ganze Frage hängt.
- seit 01.01.2025Meldeverfahren nach § 146a Abs. 4 AO über ELSTER verfügbar. Systeme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31.07.2025 zu melden.
- seit 01.02.2026Zweite Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung in Kraft (BGBl. 2026 I Nr. 10): Belegdaten dürfen in einer E-Rechnung enthalten sein; app-basierte Taxameter- und Wegstreckenzählersysteme werden ausdrücklich aufgenommen.
- heuteKeine Registrierkassenpflicht. Eine reine Zahlungs-App ohne Barerfassung ist nach der Definition des AEAO kein Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion.
- 01.01.2027Teile der Änderungen zu EU-Taxametern und Wegstreckenzählern treten in Kraft.
- 2027 oder 2028Geplante Kassenpflicht ab 100.000 Euro Jahresumsatz nach § 146b AO-E. Referentenentwurf in der Verbändeabstimmung, Starttermin in den Quellen widersprüchlich, kein geltendes Recht.
Was Sie konkret tun sollten
- Systemdokumentation Ihres Anbieters anfordern und aufbewahren — aus ihr muss hervorgehen, dass die Anwendung keine Barverkäufe erfassen kann. Der ZDH verlangt genau diesen Nachweis.
- Prüfen, ob Ihre App eine Barfunktion hat — auch eine ungenutzte. Der AEAO stellt auf „dienen können“ ab, nicht auf die tatsächliche Nutzung.
- Wenn Sie ein Kassensystem betreiben: Kartenumsätze dort erfassen, nicht daran vorbei. § 2 KassenSichV verlangt die Protokollierung der Zahlungsart.
- Bei nennenswertem Risiko: verbindliche Auskunft des Finanzamts einholen. Das BSI verweist für genau diese Fragen ausdrücklich dorthin.
Quellen
Alle Quellen wurden am 21.08.2026 abgerufen. Der Gesetzeswortlaut wurde über dejure.org sowie über die amtlichen Textfassungen bei BMF und IHK München verifiziert, weil gesetze-im-internet.de zum Zeitpunkt der Recherche nicht abrufbar war.
- § 146a AO — Ordnungsvorschrift für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme
- § 146b AO — Kassen-Nachschau
- § 379 AO — Steuergefährdung
- Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), amtliche Textfassung
- BMF-Schreiben vom 30.06.2023 — Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO
- BMF — Fragen und Antworten zum Kassengesetz, Stand 29.04.2026
- BMF-Schreiben vom 28.06.2024 — Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO
- BSI — Technische Richtlinie TR-03153, Technische Sicherheitseinrichtung
- BSI — Liste der nach TR-03153 zertifizierten Sicherheitseinrichtungen
- BSI — Fragen und Antworten zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
- Bayerisches Landesamt für Steuern — Elektronische Aufzeichnungssysteme
- Hessische Finanzverwaltung — Meldung von Kassensystemen nach § 146a Abs. 4 AO
- IHK Aachen — Meldepflicht für elektronische Kassensysteme
- Zentralverband des Deutschen Handwerks — Handreichung Kassenführung
- Haufe — Gesetz zur Einführung einer Kassenpflicht (Verfahrensstand)
Häufige Fragen
Brauche ich für SumUp, Zettle oder eine andere Bezahl-App eine TSE?
Für die reine Zahlungsfunktion nach der hier hergeleiteten Auslegung nicht. Sobald Sie die zugehörige Kassen-App nutzen, die Artikel verwaltet und Barverkäufe erfassen kann, ändert sich das. Entscheidend ist der Funktionsumfang, nicht der Name des Produkts.
Ist ein EC-Kartenterminal ein Kassensystem?
Weder die KassenSichV noch der Anwendungserlass nennen Zahlungsterminals — weder als erfasst noch als ausgenommen. Nach dem Merkmal „zumindest teilweise bare Zahlungsvorgänge“ fehlt einem reinen Terminal die Kassenfunktion. Eine ausdrückliche behördliche Aussage dazu gibt es nicht.
Kann ich eine TSE im Smartphone nachrüsten?
Nicht als Hardware — ein Smartphone hat keinen Steckplatz dafür. Wenn eine TSE nötig wird, führt der Weg über eine zertifizierte Cloud-TSE. Mehrere sind nach BSI TR-03153 zertifiziert, unter anderem fiskaly sign, D-TRUST und Swissbit Cloud TSE 2.
Muss ich meine Bezahl-App dem Finanzamt melden?
Nur wenn sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ist. Dann gilt § 146a Abs. 4 AO: Meldung über ELSTER innerhalb eines Monats nach Anschaffung. Die hessische Finanzverwaltung nennt tablet- und app-basierte Kassensysteme ausdrücklich.
Kommt die Kassenpflicht 2027 oder 2028?
Das ist offen. Es gibt einen Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums für eine Kassenpflicht ab 100.000 Euro Jahresumsatz. Die geprüften Quellen nennen unterschiedliche Starttermine — teils den 01.01.2027, teils den 01.01.2028. Solange kein verabschiedeter Gesetzestext vorliegt, ist beides möglich, und geltendes Recht ist keines von beidem.
Was kostet ein Verstoß gegen die TSE-Pflicht?
Nach § 379 AO bis zu 25.000 Euro, und zwar auch ohne Steuerschaden. Wirtschaftlich schwerer wiegt meist die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO samt Zinsen.