Was ist GoBD?

Auch bekannt als: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, GoBD-Konformität, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form

• Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (IV A 4 - S 0316/19/10003 :001), geändert durch BMF-Schreiben vom 11.03.2024
• Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung, kein Gesetz — sie binden die Finanzverwaltung, nicht die Gerichte
• Die sechs Grundsätze lauten Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung, Ordnung und Unveränderbarkeit
• Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 01.01.2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG)
• Bei Außenprüfungen gelten drei Zugriffsarten: unmittelbarer Zugriff (Z1), mittelbarer Zugriff (Z2) und Datenträgerüberlassung (Z3)

Was die GoBD sind — und was nicht

Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung. Sie binden die Finanzverwaltung, nicht die Gerichte, und schaffen selbst keine neuen Pflichten, sondern legen dar, wie das BMF die bestehenden Vorschriften der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs bei digitaler Buchführung auslegt. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (IV A 4 - S 0316/19/10003 :001), das durch das Schreiben vom 11.03.2024 an zwischenzeitliche Gesetzesänderungen angepasst wurde. Der Anwendungsbereich ist weit: Betroffen ist jedes System, in dem steuerlich relevante Daten entstehen oder verarbeitet werden — Kassensysteme, Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Faktura, aber auch die Auswertungsdateien einer SoftPOS-App.

Die Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze

Die GoBD nennen sechs Kernanforderungen: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung, Ordnung sowie Unveränderbarkeit. Der praktisch schärfste Punkt ist die Unveränderbarkeit: Eine einmal erfasste Buchung darf nicht spurlos überschrieben werden; Änderungen müssen protokolliert und der ursprüngliche Inhalt weiterhin feststellbar bleiben. Deshalb genügt eine Umsatzliste in einer Tabellenkalkulation den GoBD in der Regel nicht. Ergänzend verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, welche Systeme eingesetzt werden, wie Daten entstehen, verarbeitet, gespeichert und gesichert werden — ein Punkt, den kleine Betriebe fast durchgängig übersehen.

Aufbewahrung und Datenzugriff

Steuerlich relevante elektronische Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bleiben; ein Ausdruck genügt nicht. Für Buchungsbelege wurde die Frist durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG); für Bücher, Jahresabschlüsse und Handelsbriefe blieb es bei den bisherigen Fristen. Die Verkürzung gilt für Belege, deren Frist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Bei einer Außenprüfung kann die Finanzverwaltung auf drei Wegen zugreifen: unmittelbar am System (Z1), mittelbar über den Betrieb (Z2) oder durch Datenträgerüberlassung (Z3).

GoBD in der Kartenzahlung und bei SoftPOS

Kartenumsätze sind steuerlich relevante Daten. Die Transaktionsübersichten, Tagesabschlüsse und Auszahlungsavise des Zahlungsdienstleisters gehören damit in die Aufbewahrung — und zwar in auswertbarer Form, nicht als PDF-Ausdruck. Zwei Punkte fallen bei SoftPOS besonders ins Gewicht. Erstens liegen die Daten häufig ausschließlich im Portal des Anbieters; endet der Vertrag, endet oft auch der Zugriff. Wer wechselt, sollte vorher exportieren. Zweitens verlangt die Verfahrensdokumentation eine Beschreibung genau dieses Ablaufs: welche App, welcher Anbieter, wo die Daten liegen, wie sie in die Buchhaltung gelangen und wie die Kartenumsätze mit den Kassenaufzeichnungen abgestimmt werden.

Abgrenzung — womit GoBD verwechselt wird

GoBD und KassenSichV werden häufig vermischt. Die KassenSichV regelt technisch, wie ein elektronisches Kassensystem gesichert wird, und gilt nur, wenn ein solches System eingesetzt wird. Die GoBD gelten dagegen für jede digitale Aufzeichnung steuerlich relevanter Daten — auch ohne elektronische Kasse. Ebenso wenig ist „GoBD-konform“ ein amtliches Zertifikat: Es gibt keine offizielle GoBD-Zertifizierung, Herstelleraussagen dazu sind Werbeaussagen.

Verwandte Begriffe

Häufige Fragen

Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer?

Ja. Die GoBD knüpfen an die Aufzeichnungspflicht an, nicht an die Rechtsform oder die Umsatzhöhe. Auch wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt und die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss seine digitalen Aufzeichnungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar führen und die Belege maschinell auswertbar aufbewahren.

Muss ich meine SoftPOS-Transaktionsdaten aufbewahren?

Ja. Transaktionsübersichten, Tagesabschlüsse und Auszahlungsavise sind steuerlich relevante Unterlagen und in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren — ein PDF-Ausdruck genügt nicht. Weil die Daten oft nur im Anbieterportal liegen, sollten Sie sie regelmäßig exportieren, spätestens vor einem Anbieterwechsel oder einer Vertragskündigung.

Brauche ich wirklich eine Verfahrensdokumentation?

Die GoBD verlangen sie ausdrücklich. Sie beschreibt, welche Systeme im Einsatz sind, wie Daten entstehen, verarbeitet, gespeichert und gesichert werden. Für einen kleinen Betrieb genügen wenige Seiten. Fehlt sie, kann die Finanzverwaltung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln — mit der möglichen Folge einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen.

Quellen

• BMF — Änderung der GoBD, Schreiben vom 11.03.2024
• § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• IHK München — Ordnungsgemäße Buchführung: GoBD

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