Was ist Kassensystem?

Auch bekannt als: elektronische Registrierkasse, POS-System, Kassensoftware, elektronisches Aufzeichnungssystem

• Elektronische Aufzeichnungssysteme benötigen nach § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
• Das elektronische Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO steht seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung
• Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme war die Mitteilung laut BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 bis zum 31. Juli 2025 abzugeben
• Laut EHI Retail Institute 2026 (Bezugsjahr 2025) entfielen 65,1 Prozent des deutschen Einzelhandelsumsatzes auf Kartenzahlungen und 32,3 Prozent auf Bargeld

Welche Pflichten in Deutschland gelten

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen nach § 146a Abgabenordnung und der Kassensicherungsverordnung jeden einzelnen Geschäftsvorfall unveränderbar protokollieren. Dafür ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, vorgeschrieben, die jede Buchung mit Zeitstempel, Transaktionsnummer und Signatur versieht. Hinzu kommt die Belegausgabepflicht: Bei jedem Geschäftsvorfall ist dem Kunden ein Beleg zur Verfügung zu stellen, digital oder auf Papier. Seit dem 1. Januar 2025 steht außerdem das elektronische Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO zur Verfügung; für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme war die Mitteilung nach dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 bis zum 31. Juli 2025 abzugeben.

Kassensystem und SoftPOS zusammen betreiben

SoftPOS ersetzt kein Kassensystem, sondern nur das Kartenterminal. In der Praxis gibt es drei Konstellationen. Erstens: eine reine SoftPOS-App ohne Kassenfunktion, geeignet für Betriebe, die gar kein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen und weiterhin eine offene Ladenkasse führen dürfen. Zweitens: eine Kassen-App mit integrierter SoftPOS-Funktion und angebundener Cloud-TSE — hier ist beides in einer Anwendung vereint. Drittens: ein bestehendes Kassensystem, das die SoftPOS-App über eine Schnittstelle ansteuert und den Betrag automatisch übergibt. Nur die letzten beiden Varianten vermeiden doppelte Erfassung und die daraus folgenden Kassendifferenzen.

Offene Ladenkasse als Alternative

In Deutschland besteht keine generelle Pflicht, ein elektronisches Kassensystem einzusetzen. Wer eine offene Ladenkasse führt, unterliegt weder der TSE-Pflicht noch der Mitteilungspflicht, muss dafür aber täglich einen ordnungsgemäßen Kassenbericht erstellen und Einzelaufzeichnungen führen, soweit zumutbar. Sobald jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Einsatz ist, gelten dessen Pflichten vollständig — eine Wahlmöglichkeit im laufenden Betrieb gibt es nicht. Für Kleinbetriebe, die ohnehin überwiegend Karte kassieren, ist die Kombination aus Kassen-App mit Cloud-TSE und SoftPOS meist der schlankere Weg als eine offene Ladenkasse mit separater Kartenannahme.

Worauf bei der Auswahl zu achten ist

Entscheidend sind vier Punkte. Erstens die TSE: cloudbasiert oder als Hardware-Modul, mit Nachweis der BSI-Zertifizierung des eingesetzten Sicherheitsmoduls. Zweitens die Exportfunktion: Die Daten müssen im vorgeschriebenen Format für eine Kassennachschau bereitstehen. Drittens die Zahlungsanbindung: Wird der Betrag automatisch an SoftPOS oder Terminal übergeben, oder muss er zweimal eingetippt werden? Viertens die Belegausgabe: Reicht ein QR-Code oder eine E-Mail, oder wird ein Bondrucker benötigt? Wer eine SoftPOS-Lösung ohne Bondrucker einsetzt, sollte die digitale Belegausgabe vorher im Alltag testen, nicht erst bei der ersten Prüfung.

Abgrenzung — womit Kassensystem verwechselt wird

Kassensystem und Kartenterminal sind zwei verschiedene Dinge, auch wenn sie im selben Gerät stecken können. Das Kassensystem dokumentiert den Geschäftsvorfall steuerlich und unterliegt der TSE-, Beleg- und Mitteilungspflicht. Das Kartenterminal beziehungsweise SoftPOS wickelt ausschließlich die Zahlung ab und ersetzt keine dieser Pflichten. Wer nur SoftPOS einsetzt, hat damit noch keine ordnungsgemäße Kassenführung.

Verwandte Begriffe

Häufige Fragen

Brauche ich zwingend ein elektronisches Kassensystem?

Nein. In Deutschland gibt es keine generelle Registrierkassenpflicht; eine offene Ladenkasse mit täglichem Kassenbericht ist weiterhin zulässig. Sobald Sie aber ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen, greifen dessen Pflichten vollständig: zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, Belegausgabe bei jedem Geschäftsvorfall und Mitteilung an das Finanzamt nach § 146a Absatz 4 AO.

Ersetzt eine SoftPOS-App mein Kassensystem?

Nur wenn sie ausdrücklich Kassenfunktionen mit angebundener TSE enthält. Eine reine SoftPOS-App nimmt Zahlungen an, erfasst aber weder Artikel noch Steuersätze und signiert keine Geschäftsvorfälle. Prüfen Sie im Leistungsverzeichnis, ob eine TSE enthalten ist und ob die Datenexporte für eine Kassennachschau bereitgestellt werden.

Reicht ein digitaler Beleg auf dem Smartphone?

Ja, die Belegausgabepflicht lässt digitale Belege ausdrücklich zu, etwa per E-Mail, als QR-Code oder in einer App. Entscheidend ist, dass der Beleg dem Kunden in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall zur Verfügung gestellt wird. Ein Papierbon ist nicht vorgeschrieben, muss aber auf Wunsch technisch möglich sein.

Quellen

• BMF-Schreiben vom 28.06.2024 — Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 AO
• ELSTER — Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)

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