Was ist Belegausgabepflicht?

Auch bekannt als: Bonpflicht, Belegpflicht, Kassenbonpflicht, Belegausgabeverpflichtung

• Die Belegausgabepflicht gilt seit dem 01.01.2020 nach § 146a Abs. 2 AO und nur für Betriebe mit elektronischem Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion
• Bei offener Ladenkasse besteht keine Belegausgabepflicht
• Eine Befreiung ist nur nach § 148 AO auf Antrag und bei sachlicher Härte möglich; zusätzlicher Kostenaufwand ist laut BMF keine Härte
• Es besteht keine Pflicht des Kunden, den Beleg mitzunehmen (BMF-FAQ)
• Der Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist in § 379 AO nicht als eigener Bußgeldtatbestand aufgeführt; für den Einsatz nicht zertifizierter Systeme drohen bis zu 25.000 Euro

Wen die Belegausgabepflicht trifft

Der Gesetzeswortlaut knüpft an das eingesetzte System an: „Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle im Sinne des Absatzes 1 Satz 1 erfasst, hat dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall […] einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen.“ Entscheidend ist damit nicht die Branche, nicht die Betriebsgröße und auch nicht die Zahlungsart, sondern die Frage, ob eine elektronische Kasse im Einsatz ist. Betriebe mit offener Ladenkasse trifft die Pflicht nicht. Eine Befreiung ist nach § 148 AO möglich, aber nur auf Antrag und nur bei nachweislicher sachlicher Härte; das BMF stellt ausdrücklich klar, dass zusätzlicher Kostenaufwand allein keine Härte darstellt.

Wie der Beleg aussehen muss

Der Beleg kann in Papierform oder — nur mit Zustimmung des Kunden — elektronisch ausgegeben werden, etwa per E-Mail, QR-Code oder in ein Kundenkonto. Welche Angaben er tragen muss, regelt § 6 KassenSichV: Name und Anschrift des Unternehmers, Datum der Belegausstellung sowie Beginn und Ende des Vorgangs, Menge und Art der Leistung, Transaktionsnummer, Entgelt mit Steuerbetrag und Steuersatz, die Seriennummern von Aufzeichnungssystem und TSE sowie Prüfwert und Signaturzähler. Diese Werte dürfen im Klartext stehen oder in einem QR-Code kodiert sein. Der Kunde muss den Beleg entgegennehmen können, ist aber nicht verpflichtet, ihn mitzunehmen — das BMF formuliert das in seinen FAQ ausdrücklich so.

Was bei Verstößen droht

Hier wird in Ratgebern häufig falsch berichtet. Der Verstoß gegen die Belegausgabepflicht selbst ist in § 379 AO nicht als eigener Bußgeldtatbestand aufgeführt und nach überwiegender Auffassung im steuerlichen Schrifttum daher nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Das BMF weist allerdings darauf hin, dass ein Verstoß als Indiz dafür gewertet werden kann, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde — und das kann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach sich ziehen. Empfindlich bußgeldbewehrt ist dagegen der Einsatz nicht zertifizierter Aufzeichnungssysteme: bis zu 25.000 Euro nach § 379 AO, unabhängig davon, ob überhaupt ein Steuerschaden entstanden ist.

Belegausgabepflicht und SoftPOS

Ein SoftPOS-Zahlungsbeleg ist kein Kassenbeleg. Er dokumentiert die Kartentransaktion — Betrag, Karte, Terminal-ID, Autorisierungsnummer — und erfüllt die Anforderungen des § 6 KassenSichV nicht, weil ihm Artikelangaben, Steuersatz, Transaktionsnummer und die TSE-Werte fehlen. Betriebe mit elektronischer Kasse müssen also weiterhin einen vollständigen Kassenbeleg erzeugen. Praktisch ist das für SoftPOS relevant, weil viele Lösungen nur digitale Belege per E-Mail, SMS oder QR-Code ausgeben. Ein Papierbon erfordert einen zusätzlichen Bondrucker, und ein rein elektronischer Beleg setzt die Zustimmung des Kunden voraus. Nach dem Referentenentwurf vom 7. August 2026 soll die papierne Belegausgabe zum 1. Januar 2028 durch eine elektronische Belegbereitstellung ersetzt werden — noch kein geltendes Recht.

Abgrenzung — womit Belegausgabepflicht verwechselt wird

Der Kassenbeleg nach § 146a Abs. 2 AO wird oft mit dem Zahlungsbeleg des Kartenterminals verwechselt. Der Zahlungsbeleg dokumentiert nur die Transaktion und ersetzt den Kassenbeleg nicht. Ebenfalls davon zu trennen ist die Rechnung nach § 14 UStG: Sie hat einen anderen Zweck, andere Pflichtangaben und ist nur auf Verlangen beziehungsweise gegenüber Unternehmern auszustellen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro regelt § 33 UStDV gesondert.

Verwandte Begriffe

Häufige Fragen

Gilt die Bonpflicht für jeden Betrieb?

Nein. Sie trifft nur Betriebe, die aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion erfassen. Wer eine offene Ladenkasse führt, ist nicht betroffen. Die Zahlungsart spielt keine Rolle: Auch wer ausschließlich per Karte oder SoftPOS kassiert, löst dadurch allein keine Belegausgabepflicht aus.

Reicht ein digitaler Beleg per E-Mail oder QR-Code?

Ja, aber nur mit Zustimmung des Kunden. Der elektronische Beleg muss dieselben Angaben nach § 6 KassenSichV enthalten wie ein Papierbon und dem Kunden in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang zur Verfügung stehen. Ohne Zustimmung bleibt es beim Papierbeleg — für SoftPOS-Nutzer ohne Bondrucker ein praktischer Stolperstein.

Ändert sich die Belegausgabepflicht 2028?

Möglicherweise. Der Referentenentwurf des BMF vom 07.08.2026 sieht vor, die papierne Belegausgabepflicht zum 01.01.2028 abzuschaffen und durch eine elektronische Belegbereitstellung zu ersetzen — per QR-Code, E-Mail, NFC oder Kundenkonto, wobei der Kunde weiterhin einen Papierbeleg verlangen könnte. Der Entwurf befindet sich in der Verbändeanhörung und ist kein geltendes Recht.

Quellen

• § 146a AO — Abgabenordnung
• BMF — FAQ Kassengesetz / Belegausgabepflicht
• § 6 KassenSichV — Anforderungen an den Beleg

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